如何舉辦一次成功的商務(wù)會(huì)展 論文

答： 作為一個(gè)從事會(huì)展專業(yè)服務(wù)的從業(yè)人員，尤其是活動(dòng)策劃和組織者，一個(gè)站在行業(yè)的最頂端看待本職工作，有一種成就感和新鮮感。 面對(duì)新的形勢(shì)和工作環(huán)境，應(yīng)該說(shuō)有較大的挑戰(zhàn)和機(jī)遇的選擇。 首先，會(huì)展服務(wù)業(yè)是社會(huì)經(jīng)濟(jì)產(chǎn)物價(jià)值展示和目標(biāo)客戶需求集合的結(jié)合點(diǎn)，是各種廣告、文化宣傳和品牌推廣的制高點(diǎn)，也是整合各種人力和政策資源的展示舞臺(tái)。 其次，會(huì)展服務(wù)業(yè)作為有償服務(wù)的載體，承擔(dān)著合作、共贏、發(fā)展、聯(lián)誼的橋梁作用。他本身就是可以作為有形推廣和展示的社會(huì)經(jīng)濟(jì)范疇中潛在產(chǎn)物，成功的展會(huì)和失敗的展會(huì)沒(méi)有明顯的界線，但是單一會(huì)展和專業(yè)性、綜合性會(huì)展具有明顯差異。雖然同為展會(huì)，在具體操作流程和會(huì)議進(jìn)展的整個(gè)過(guò)程不具有相似性，同時(shí)也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到整合資源過(guò)程是較高統(tǒng)一性的。單純服務(wù)業(yè)的狹隘性在會(huì)展業(yè)中表現(xiàn)的略微淺顯。它在整個(gè)有償服務(wù)過(guò)程中，對(duì)象并非單一、重復(fù)的，多次的展會(huì)篩選，重復(fù)利用的有形資源相對(duì)較少。 在一次成功的合作過(guò)程中，行業(yè)內(nèi)或會(huì)展業(yè)范疇內(nèi)的資源交流最為頻繁，有溝通才能有發(fā)展。單一行業(yè)的存貨概率將越來(lái)越依賴于相同性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)產(chǎn)物的交流、溝通的順暢性。在行業(yè)規(guī)模型擴(kuò)張過(guò)程中，最大局限性遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)本行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。 優(yōu)勢(shì)資源的形態(tài)和作用本質(zhì)是相對(duì)的。所謂事物的兩面性對(duì)其發(fā)展演變是有相反作用力，但僅就會(huì)展服務(wù)業(yè)來(lái)說(shuō)，這種作用力極其微小，并且隨著行業(yè)的成熟將逐漸消失，取而代之的是雙向利用力。 會(huì)展服務(wù)業(yè)的發(fā)展?jié)搫?dòng)力和根源土壤分別是什么呢？ 所謂潛動(dòng)力指的就是展覽業(yè)外顯性動(dòng)力之外的發(fā)展空間和能力的綜合。新的社會(huì)資源的開(kāi)發(fā)、雙重交叉、雙向互動(dòng)孕育了展覽業(yè)的發(fā)展環(huán)境。它的根源土壤就是環(huán)境的整合作用的外部顯現(xiàn)。作為無(wú)形資源和動(dòng)力，活動(dòng)的支持、宣傳和推進(jìn)更加劇了人力資源的雙趨沖突，而這種對(duì)抗的極限釋放形式最佳選擇就是展覽業(yè)的創(chuàng)立和進(jìn)一步擴(kuò)展。 展覽業(yè)的透明度是逐漸影響產(chǎn)業(yè)發(fā)展的瓶頸。作為有償使用資源的社會(huì)活動(dòng)，雙向的價(jià)值評(píng)判和合作，后期的預(yù)見(jiàn)性是新形勢(shì)的必然發(fā)展結(jié)果。 作為一種過(guò)渡性的展覽模式，奧運(yùn)會(huì)時(shí)體育產(chǎn)業(yè)的競(jìng)技舞臺(tái)，其資源形態(tài)和使用方式是全球化、集團(tuán)化、產(chǎn)業(yè)化、同一性的，共同創(chuàng)收和增值的最大商戰(zhàn)舞臺(tái)。奧運(yùn)會(huì)是會(huì)展服務(wù)業(yè)獨(dú)立性最高的社會(huì)群體活動(dòng)具有自身獨(dú)特的性質(zhì)。 第一、人類競(jìng)技體質(zhì)的展示方式。 第二、作為競(jìng)賽性質(zhì)的展示，它的合理性產(chǎn)業(yè)獨(dú)立性達(dá)到了很高的境界 第三、如果單純計(jì)算收益，每個(gè)社會(huì)群體和企業(yè)集團(tuán)都是贏利的。而付出的有償資源在交流溝通過(guò)程中創(chuàng)造 的促進(jìn)單一產(chǎn)業(yè)的機(jī)遇和價(jià)值是難以計(jì)量的。這一價(jià)值體現(xiàn)的遠(yuǎn)遠(yuǎn)高過(guò)收入。 第四、單純參與過(guò)程中，個(gè)體的屬性和歸屬對(duì)整體的影響力將達(dá)到前所未有的程度，并且可以應(yīng)用有形事物來(lái) 具體比較和衡量。 第五、結(jié)果的恒常性比較和環(huán)境影響力的變化逐漸顯現(xiàn)。 我國(guó)現(xiàn)代意義上的商業(yè)展覽會(huì)的發(fā)展是在改革開(kāi)放之后。此前無(wú)論是出國(guó)參加國(guó)際博覽會(huì)、赴國(guó)外單獨(dú)舉辦展覽，還是接待外國(guó)代表團(tuán)的來(lái)華展覽會(huì)，基本上都是展示經(jīng)濟(jì)建設(shè)的成就。無(wú)論是展會(huì)的功能、形式，及其運(yùn)作的方式，都與現(xiàn)代意義上的商業(yè)展覽會(huì)大相徑庭。那時(shí)候的中國(guó)城市，是一座并不需要會(huì)展面包的城市。會(huì)展，在全國(guó)范圍內(nèi)還遠(yuǎn)沒(méi)有成為一個(gè)產(chǎn)業(yè)。 改革開(kāi)放后，我國(guó)展覽業(yè)在全國(guó)范圍內(nèi)真如雨后春筍，發(fā)展得蓬蓬勃勃。目前，我國(guó)展覽業(yè)已初具規(guī)模，在一些地區(qū)和城市，會(huì)展甚至成為了經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱產(chǎn)業(yè)。從內(nèi)在品質(zhì)上看，在我國(guó)舉辦的展覽會(huì)的層次正在不斷提升，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的帶動(dòng)度也在不短地加大。這也就是目前展會(huì)這個(gè)城市面包香氣四溢重要原因。 目前，展覽會(huì)紛紛舉辦同期的專業(yè)研討會(huì)、論壇，品牌展覽與國(guó)際大會(huì)交相輝映，如萬(wàn)國(guó)郵聯(lián)大會(huì)，同期舉辦了郵展，而世界石油大會(huì)則同期舉辦石油石化展。會(huì)議因展覽而增加了內(nèi)容，有了直觀的效果；而展覽因會(huì)議提升了檔次，更顯其專業(yè)性。會(huì)與展就這樣相得益彰。 會(huì)展，帶動(dòng)了旅游、賓館、飯店、航空、運(yùn)輸、租賃、設(shè)計(jì)、裝飾、搭建、電子音像等行業(yè)的發(fā)展。在西方，這種經(jīng)濟(jì)的關(guān)聯(lián)度(即拉動(dòng)比例)高達(dá)到1：9。會(huì)展經(jīng)濟(jì)要與一個(gè)國(guó)家和地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平，尤其是服務(wù)貿(mào)易的發(fā)展水平相適應(yīng)的。我國(guó)的會(huì)展業(yè)落后于歐洲幾百年，它對(duì)經(jīng)濟(jì)的拉動(dòng)作用也遠(yuǎn)沒(méi)有發(fā)達(dá)國(guó)家那么高。據(jù)估計(jì)，香港地區(qū)的比例是1：5.3，而大陸沿海地區(qū)卻可以達(dá)到1：6。 國(guó)國(guó)際展覽中心集團(tuán)公司總裁戴克祥先生曾用“欣欣向榮”來(lái)概括目前我國(guó)會(huì)展業(yè)的現(xiàn)狀。他認(rèn)為，近幾年我國(guó)展覽業(yè)的發(fā)展速度和水平提高之快是世界上任何一個(gè)國(guó)家所沒(méi)有的。從會(huì)展的環(huán)境、設(shè)施、種類、規(guī)模、水平，到會(huì)展的作用和影響，我國(guó)已經(jīng)成為亞洲的展覽大國(guó)，并正逐漸成為亞洲區(qū)域性的“展覽中心”。 目前，我國(guó)展覽業(yè)的發(fā)展呈現(xiàn)出以下的特色： 第一，展會(huì)數(shù)量多。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)每年舉辦的各類展會(huì)近2000個(gè)。僅北京，每年舉辦的各類展覽會(huì)約250多個(gè)，占全國(guó)總數(shù)的25%左右。 第二，發(fā)展速度快。改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)展覽業(yè)在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)了跨越式發(fā)展，據(jù)估計(jì)，其年增長(zhǎng)速度可達(dá)20～30%，行業(yè)經(jīng)濟(jì)效益逐年攀升。1995年，京、滬、穗三大城市舉辦的國(guó)際展會(huì)達(dá)470余個(gè)，展覽面積280多萬(wàn)平主米；1998年，上升到617個(gè)，555萬(wàn)平方米。 第三，整體辦展水平和質(zhì)量不斷提高。展覽一直處在我國(guó)對(duì)外開(kāi)放和中外經(jīng)濟(jì)技術(shù)交流的前沿舞臺(tái)，這使我國(guó)廣大辦展單位的展覽組織管理水平和設(shè)計(jì)搭建水平得到明顯的提高。一批專業(yè)品牌展覽會(huì)，如國(guó)際機(jī)床展、國(guó)際印刷展、國(guó)際制冷展等都已接近或趕上國(guó)際同類展覽會(huì)的發(fā)展水平。目前，我國(guó)已有8個(gè)展會(huì)得到國(guó)際展覽聯(lián)盟(UFI)的嘉許認(rèn)證。 第四，全國(guó)展館建設(shè)方興未艾。隨著會(huì)展經(jīng)濟(jì)的急劇升溫，各地建館熱高燒不退，一批現(xiàn)代化的會(huì)展中心迅速崛起。日前全國(guó)共有展館147個(gè)，新近建成的萬(wàn)米展館已達(dá)30余個(gè)。展館的大規(guī)模興建，解決了曾經(jīng)制約我國(guó)會(huì)展業(yè)發(fā)展的“瓶頸”。但是，展館建設(shè)缺乏整體規(guī)劃，設(shè)計(jì)缺乏科學(xué)性的問(wèn)題也正在逐步顯露。 久前，全球展覽業(yè)的“航空母艦”之一、德國(guó)法蘭克福展覽有限公司落戶上海。至此，已有漢諾威國(guó)際展覽公司、慕尼黑國(guó)際展覽公司、杜塞爾多夫展覽公司等5家世界最著名的展覽公司進(jìn)入中國(guó)。中國(guó)展覽市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)開(kāi)始出現(xiàn)國(guó)際化的趨勢(shì)。 雖然目前中國(guó)對(duì)尚處發(fā)展階段的展覽業(yè)還作為幼稚產(chǎn)業(yè)加以保護(hù)，不允許外國(guó)展覽公司在中國(guó)獨(dú)立辦展，但跨國(guó)展覽公司已用收購(gòu)、兼并、合作等手段擠入了中國(guó)會(huì)展市場(chǎng)。特別是三大德國(guó)展覽巨頭——漢威諾、慕尼黑、杜塞爾多夫，與上海合作興建浦東新國(guó)際博覽中心，中外各占50%的股權(quán)，此項(xiàng)合作被業(yè)內(nèi)人士稱為“真正打開(kāi)了中國(guó)展覽業(yè)的缺口”。展館是一個(gè)根據(jù)地，通過(guò)接受或拒絕某個(gè)展覽，它可以控制展會(huì)的內(nèi)容。目前，三家德國(guó)公司將分別移植7個(gè)展會(huì)來(lái)中國(guó)，而國(guó)內(nèi)同類的展會(huì)卻被排斥在此展館之外。去年上海的兩個(gè)汽車(chē)展就已露端倪。 有人認(rèn)為，入世后隨著外國(guó)展覽公司的大舉進(jìn)入，中國(guó)展覽的組織者就完了、垮了、肯定不行了，憂心不已。我不同意這種自卑、消極、悲觀的看法，兩者應(yīng)該是“各有優(yōu)勢(shì)”。 外國(guó)展覽公司的優(yōu)勢(shì)在于它有完善的營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò)、雄厚的資金、高質(zhì)量的人才、健全有力的組織和豐富的管理經(jīng)驗(yàn)；而中國(guó)展覽組織者的優(yōu)勢(shì)是豐富的國(guó)內(nèi)客戶資源，熟悉中國(guó)市場(chǎng)情況，同時(shí)也具備一定的組織服務(wù)經(jīng)驗(yàn)。外國(guó)企業(yè)參加中國(guó)展覽會(huì)是沖著中國(guó)市場(chǎng)、中國(guó)客戶而來(lái)，而中國(guó)組織者在國(guó)內(nèi)市場(chǎng)、國(guó)內(nèi)客戶方面比外國(guó)展覽公司擁有更多、更大的優(yōu)勢(shì)。 對(duì)于已經(jīng)開(kāi)始的國(guó)際化競(jìng)爭(zhēng)和外國(guó)展覽公司的進(jìn)入而帶來(lái)的新的理念和方法，基礎(chǔ)薄弱、理論研究匱乏的中國(guó)會(huì)展業(yè)將是一個(gè)很好的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。 另一方面，外國(guó)展覽公司也將迫使中國(guó)會(huì)展企業(yè)自我凈化、自我規(guī)范。 毋庸諱言，我國(guó)的展覽業(yè)與其發(fā)達(dá)的國(guó)家相比，的確存在著不小的差距。 德國(guó)是世界會(huì)展強(qiáng)國(guó)，世界著名的國(guó)際性、專業(yè)性的貿(mào)易展覽會(huì)中，約有2/3在德國(guó)舉辦。按營(yíng)業(yè)額排序，世界10大知名展覽公司中，有6 個(gè)是德國(guó)的。每年，德國(guó)舉辦的國(guó)際性貿(mào)易展覽會(huì)約有130多個(gè)，凈展出面積690萬(wàn)平方米，參觀廠商逾千萬(wàn)，參展商17萬(wàn)家，其中有將近一半的參展商(約為48%)來(lái)自國(guó)外。在展覽設(shè)施方面，德國(guó)也稱得上是頭號(hào)會(huì)展強(qiáng)國(guó)。德國(guó)現(xiàn)擁有23個(gè)大型展覽中心，總面積230萬(wàn)平方米，其中，超過(guò)10萬(wàn)平方米的展覽中心就有8個(gè)。另外，還有5個(gè)展覽中心面積超過(guò)5萬(wàn)平方米。目前，德國(guó)展覽面積達(dá)240萬(wàn)平方米，世界最大的4個(gè)展覽中心，其中3個(gè)在德國(guó)。 相比而言，我國(guó)的展覽會(huì)數(shù)量多、規(guī)模小。目前，我國(guó)國(guó)際性專業(yè)展規(guī)模以1萬(wàn)平方米的居多，約占展會(huì)總數(shù)的50%，5萬(wàn)平方米的展會(huì)只有10個(gè)。中國(guó)展覽業(yè)的整合已成必然。 一些地方政府和企業(yè)意識(shí)到了沒(méi)有好的展館，就沒(méi)有好展覽會(huì)。于是紛紛開(kāi)始興建現(xiàn)代化的會(huì)展中心。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，目前全國(guó)展覽場(chǎng)館約147座，展覽總面積100多萬(wàn)平方米。北京、廣州、上海、天津、深圳、寧波等地今后幾年還將陸續(xù)建成一批中型會(huì)展中心，這將從硬件上大大提高我國(guó)展覽業(yè)的水平。 展覽業(yè)是第三產(chǎn)業(yè)，屬服務(wù)貿(mào)易的范疇。在展覽業(yè)成熟的國(guó)家，展覽業(yè)的產(chǎn)值約占其國(guó)民經(jīng)濟(jì)總產(chǎn)值的0.2%左右，美國(guó)和德國(guó)則達(dá)到了1%。而目前，我國(guó)展覽業(yè)的產(chǎn)值約為40億人民幣，僅占8.9萬(wàn)億國(guó)民生產(chǎn)總值的0.004%。如果按展覽發(fā)達(dá)國(guó)家展覽業(yè)產(chǎn)值占國(guó)民生產(chǎn)總值0.2%的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算，我國(guó)展覽業(yè)總產(chǎn)值應(yīng)該達(dá)到178億元人民幣。即使按0.1%計(jì)算，也應(yīng)該達(dá)到89億元人民幣。 展覽業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)市場(chǎng)和產(chǎn)業(yè)兩大因素。中國(guó)是世界最大、最具潛力的市場(chǎng)。隨著國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)的進(jìn)一步開(kāi)放，必將促使我國(guó)內(nèi)需外貿(mào)的更趨活躍。展會(huì)是出口商銷售產(chǎn)品的重要途徑，在各種營(yíng)銷方式中，貿(mào)易展會(huì)的成交額僅次于直銷，3/4的買(mǎi)家在貿(mào)易展會(huì)上找到新的供應(yīng)商，超過(guò)1/4的買(mǎi)家在展會(huì)上購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品。而且，展會(huì)是出口商接觸買(mǎi)家的重渠道。 在公司的商業(yè)營(yíng)銷中，通過(guò)參加展會(huì)實(shí)現(xiàn)的商業(yè)銷售的成本僅是沒(méi)有采取展會(huì)促銷方式的商業(yè)營(yíng)銷耗費(fèi)成本的一半，即前者耗費(fèi)的成本費(fèi)用平均為550美元，約需打1.4個(gè)電話，而后者耗費(fèi)的成本費(fèi)用平均為997美元，約需打6個(gè)電話。 展覽作為促進(jìn)市場(chǎng)開(kāi)發(fā)、貿(mào)易發(fā)展的一種有效手段，必將成為中國(guó)企業(yè)開(kāi)拓海外市場(chǎng)和國(guó)外企業(yè)進(jìn)入中國(guó)市場(chǎng)的橋梁。 中國(guó)是個(gè)地域廣闊的國(guó)家，各地經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，依托各自的優(yōu)勢(shì)產(chǎn)業(yè)，各地將造就自己優(yōu)勢(shì)的展會(huì)。中國(guó)展覽業(yè)將出現(xiàn)全國(guó)性專業(yè)展和區(qū)域性優(yōu)勢(shì)展并存發(fā)展的格局。中國(guó)會(huì)展業(yè)的面包依舊香氣四溢。