點石成金之精打細算：會議與展覽的預算(四)

【好展會網】 五、擬定活動策劃案和具體操作方案。<BR>活動策劃案是指導整個活動的戰略、戰術文本，供策劃活動用。一般來說，會議核心成員才提供。<BR>具體操作方案則是用于企業內部或者協助代理公關公司，指導整個活動的具體操作，一般比較詳細，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內容，時間上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。<BR>六、新聞通稿及相關資料準備提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當，按順序擺放，再在新聞發布會前發放給新聞媒體，順序依次為：<BR>1、會議議程<BR>2、新聞通稿<BR>3、演講發言稿<BR>4、公司/組織宣傳冊<BR>5、有關圖片<BR>6、紀念品(或紀念品領用券)<BR>7、企業新聞負責人名片(新聞發布后進一步采訪、新聞發表后寄達聯絡)<BR>新聞通稿包括如下：<BR>1、消息稿。字數較短，一般在1000字以內，發布起來快，有的媒體在發布會結束不到一小時就已經出版。<BR>2、通訊稿。篇幅較長，內容充實，一般是深度分析，重點報道。消息不能講清楚的背景等問題可以進行詳細闡述。消息一般是一篇即可，通訊稿則可以從不同角度提供多篇，也可以以答記者問的形式表現。<BR>3、背景材料。<BR>4、圖片資料。<BR>以上資料一般以書面形式提供，也可以另外附電腦光盤、軟盤的形式。<BR>5、重要發言。對新聞記者有用的發言稿。比如，企業最高負責人的發言，技術、營銷分管領導的發言等，有些有新聞價值的代表的發言也可以列入新聞記者的資料中，但是以對記者報道有益為標準。<BR>6、公司或組織的宣傳冊。<BR>7、參會重要人物、知名人士材料。<BR>七、時間選擇與場地落實、現場布置。<BR>時間選擇在新聞策劃中是一種藝術，發布時機選擇不同，效果迥異。<BR>企業發布會有時要避開重大的事件、會議，比如兩會期間版面較緊張，記者也大多有安排，時間上不能保證。有時則要趨近于某些時機，比如相關性大的時候，起到借勢的效果。<BR>另外，在時間上，一般選擇人們容易記起的日子，如節日，一月之月初、月末，也要避開一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他節假日，可以考慮在下午進行。<BR>場地的選擇上，一般綜合考慮以下幾點：<BR>一、是品位與風格。<BR>場地可以選擇戶外，也可以選擇在室內，但以室內為常見。因為各方面的配套好一些。<BR>酒店有不同的星級，從此次發布會來看，選擇五星級或四星級是可以的。<BR>另外，非正式的會議，或離自然、健康較近的產品屬性，可以選擇在避暑山莊等地召開。<BR>酒店也有不同的風格，不同的定位，選擇酒店的風格要注意與發布會的內容相統一。<BR>二、是實用性與經濟性。<BR>會議廳容納人數？主席臺的大??？投影設備、電源？布景、胸部麥克風、遠程麥克風？相關服務如何？住宿、酒品、食物、飲料的提供？價錢是否合理？有沒有空間的浪費？等等，這些都要考慮。<BR>三、是方便性。<BR>離主要媒體、重要人物的遠近，交通是否便利，泊車是否方便？<BR>現場布置包括：<BR>1、背景布置。主題背景板，內容含主題、會議日期，有的會寫上召開城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業VI為基準。<BR>2、酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等，各個酒店有所不同，有的允許，有的不允許。<BR>3、席位擺放。<BR>擺放方式：發布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放，有的非正式、討論性質的會議是圓桌擺放式。注意確定主席臺人員。不過，現在很多會議采用主席臺只有主持人位和發言席，貴賓坐于下面的第一排的方式。<BR>擺放原則：職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后。<BR>注意席位的預留，一般在后面會準備一些無桌子的坐席。<BR>4、相關設備在發布會前要反復調試，保證不出故障。<BR>5、簽到與迎接：一般在大堂、電梯口、轉彎處有導引指示歡迎牌，一般酒店有這項服務。事先可請好禮儀小姐迎賓。一般會議會要求與會者留下名片，準備好請賜名片盒。<BR>八、現場控制。<BR>現場控制是體現總協調人應變能力的一環，事實上，一個好的協調人會將工作做在前面：首先是預防變數的發生。比如平時做一些培訓，事前做一些排練。從實踐來看，現場的突變往往是因為溝通不暢，考慮不周，以及禮節上的疏忽。應該重點重視這些方面；其次，要在事前準備好備選方案；再次，注意積累現場的靈活應變的處理技巧。<BR>對于前來的官員、經銷商要有人陪同和溝通，對于前來的記者，應該一視同仁，不能對A媒體公開某些情況而對B媒體則保密。對于記者個人挖掘的新聞一般不宜轉告他人。<BR>在氣氛的控制上，總協調人處于一個平衡的重心上，氣氛輕松活潑，與會者的心情也會舒暢。另外一個重要因素是主持人，如果是自己主持則會好一些，但往往是分身乏術，因此在發布會中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持充分溝通，讓他(她)對整個會議的風格有個大致的了解與把握。<BR>在產品的演示講解過程中，可以用一些現代科技手段，結合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會者的理解。<BR>答記者問上，一般來說，由一位主答人負責回答，必要時，如涉及到專業性強的問題，由他人輔助。<BR>在國內，大多數記者不會提惡意刁難的問題，有時連善意刁難的問題都少涉及到，往往覺得太不精彩。事實上，提問能夠反映記者對會議內容理解、把握的廣度和深度，是記者站在大眾的立場提出爭議點、重點、難點和大眾關心的點，更有助于傳播。<BR>發布會前一般會準備記者答問備忘提綱，并在事先取得一致意見，尤其是主答和輔助答問者要取得共識。<BR><br>
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